Excel vervangen door software: wanneer is het tijd?

Kort antwoord: Excel is een uitstekend hulpmiddel om mee te beginnen. Het wordt een rem zodra meerdere mensen tegelijk in hetzelfde bestand werken, als dezelfde gegevens op verschillende plekken worden bijgehouden of als één fout in een formule gevolgen heeft voor offertes, planning of facturen. Dan loont het om te kijken naar een standaardpakket, een koppeling of software op maat.

Bijna elk mkb-bedrijf heeft ergens een spreadsheet die het bedrijf draaiende houdt. Een prijslijst met formules, een planning per week, een overzicht van onderhoudscontracten of een voorraadlijst die iedere vrijdag wordt bijgewerkt. Daar is niets mis mee. Excel is flexibel, iedereen kan ermee werken en u hoeft niemand in te huren om een kolom toe te voegen. Maar wat begon als handig lijstje, groeit vaak uit tot een systeem waar het hele bedrijf op leunt, zonder dat iemand dat zo heeft bedacht.

Waarom Excel zo lang goed werkt

De kracht van een spreadsheet is dat u direct kunt beginnen. Er is geen project, geen leverancier en geen inwerktijd. Wie de logica heeft opgezet, begrijpt precies hoe het werkt en kan het in een paar minuten aanpassen. Voor een klein team, met één persoon die het bestand beheert, is dat vaak de slimste keuze.

Het probleem ontstaat zelden in één keer. Er komt een tabblad bij, een tweede bestand voor een andere afdeling, een kopie op een laptop van een collega die onderweg werkt. Elke stap is logisch op zichzelf. Samen leveren ze een web van bestanden op dat alleen nog door één of twee mensen echt wordt begrepen.

Zeven signalen dat Excel uw bedrijf afremt

• Meerdere versies van de waarheid. “Welke is de laatste?” is een vraag die wekelijks wordt gesteld. Gegevens in het ene bestand kloppen niet met het andere.
• Overtypen tussen systemen. Een order komt binnen per mail, gaat in Excel en daarna nog eens in de boekhouding of planning.
• Eén persoon weet hoe het werkt. Als de maker van het bestand ziek is of op vakantie, ligt een deel van het werk stil.
• Fouten die pas laat opvallen. Een verschoven formule of een overschreven cel wordt pas ontdekt als een klant een verkeerde offerte heeft gekregen.
• Geen overzicht onderweg. Monteurs, chauffeurs of verkopers bellen naar kantoor omdat ze de informatie op hun telefoon niet kunnen inzien of bijwerken.
• Rapportages kosten uren. Aan het eind van de maand worden cijfers uit verschillende tabbladen bij elkaar gezocht en geplakt.
• Rechten zijn niet te regelen. Iedereen die het bestand kan openen, kan ook alles aanpassen of meenemen, ook gevoelige klant- of prijsgegevens.

Herkent u er één, dan is dat nog geen reden om iets te veranderen. Herkent u er drie of meer, dan kost Excel u waarschijnlijk meer tijd dan het oplevert.

Drie manieren om Excel te vervangen

Vervangen betekent niet automatisch een groot softwareproject. Grofweg zijn er drie routes, en vaak is de eenvoudigste ook de beste.

1. Een standaardpakket. Voor veel taken bestaan goede pakketten: boekhouding, CRM, urenregistratie of voorraadbeheer. Past uw werkwijze binnen zo’n pakket, dan is dit meestal de snelste en voordeligste keuze. Let wel op hoeveel u moet aanpassen aan uw eigen manier van werken, en of het pakket gegevens kan uitwisselen met de rest van uw systemen.

2. Een koppeling tussen bestaande systemen. Soms is Excel alleen de lijm tussen twee programma’s die niet met elkaar praten. Dan is een koppeling vaak genoeg: gegevens gaan automatisch van het ene naar het andere systeem en de tussenstap in Excel verdwijnt. Meer over hoe dat werkt leest u in ons artikel wat is een API-koppeling?

3. Software op maat. Is uw spreadsheet in feite een eigen systeem geworden, met eigen rekenregels, stappen en uitzonderingen die geen pakket goed ondersteunt? Dan kan maatwerksoftware de logica van dat bestand overnemen en uitbreiden met wat Excel niet kan: meerdere gebruikers tegelijk, rechten per rol, een mobiele weergave en automatische controles. Typische voorbeelden zijn een offertetool die met uw eigen prijsregels rekent of een planning voor monteurs.

Wat u níet moet doen

De grootste valkuil is het spreadsheet één op één nabouwen. Een bestand dat in de loop van jaren is gegroeid, bevat ook alle omwegen en noodoplossingen van die jaren. Wie die blind kopieert, krijgt duurdere software met dezelfde beperkingen. Kijk liever eerst naar het proces: welke stappen zijn echt nodig, welke gegevens heeft wie op welk moment nodig, en waar ontstaan nu de fouten?

Een tweede valkuil is alles in één keer willen vervangen. Begin bij het onderdeel dat de meeste tijd of fouten kost. Werkt dat, dan kunt u stap voor stap verder.

Een praktisch stappenplan

1. Maak een lijst van uw belangrijkste bestanden. Wie gebruikt ze, hoe vaak en waarvoor?
2. Noteer een week lang wat er misgaat of dubbel gebeurt. Overtypen, zoeken naar de juiste versie, bellen om informatie op te vragen.
3. Kies één proces om mee te beginnen. Bij voorkeur het proces met de meeste herhaling of het hoogste risico op fouten.
4. Vergelijk de drie routes. Is er een pakket dat het goed doet? Is een koppeling genoeg? Of is maatwerk nodig?
5. Neem uw gegevens mee. Een goede overstap zet bestaande gegevens over, zodat niemand opnieuw hoeft te beginnen.
6. Test met de mensen die er dagelijks mee werken. Zij zien sneller wat ontbreekt dan wie het bestand ooit heeft opgezet.

Mag Excel blijven bestaan?

Zeker. Voor analyses, eenmalige berekeningen of een snelle export blijft Excel een prima hulpmiddel. Het verschil is dat het dan een gereedschap is en geen bedrijfssysteem. De gegevens staan centraal opgeslagen, en wie een overzicht in Excel wil, exporteert dat met één klik.

Tot slot

Excel vervangen is geen doel op zich. Het gaat erom dat uw team minder tijd kwijt is aan zoeken, overtypen en controleren, en dat het bedrijf niet afhankelijk is van één bestand of één collega. Twijfelt u welke route bij uw situatie past? Plan een kennismaking, neem uw belangrijkste spreadsheet mee en we bekijken samen wat de logische eerste stap is, ook als dat geen maatwerk blijkt te zijn.