Blog · Koppelingen
Wat is een API-koppeling? Uitleg voor ondernemers
Uw webshop, boekhouding en planning die automatisch gegevens uitwisselen. Wat een API-koppeling is, wat het oplevert en waar u op let, zonder vakjargon.
Kees van Gorp · · 5 min lezen
01De korte uitleg
Een API is een afgesproken loket tussen twee programma’s
API staat voor application programming interface. Dat klinkt technisch, maar het idee is eenvoudig. Een softwarepakket stelt een soort loket open waar andere software gegevens kan opvragen of afleveren, volgens vaste afspraken. Welke gegevens beschikbaar zijn, in welke vorm en wie toegang heeft, bepaalt de leverancier van het pakket.
Een API-koppeling is software die van die loketten gebruikmaakt om twee of meer systemen automatisch met elkaar te laten praten. Een nieuwe order in uw webshop verschijnt dan vanzelf in uw boekhouding. Een afgeronde werkbon wordt een conceptfactuur. Een nieuwe klant in uw CRM komt direct in uw mailinglijst. Niemand hoeft nog iets over te typen.
Vergelijk het met een restaurant: u loopt niet zelf de keuken in. U geeft uw bestelling door aan de bediening, die weet hoe de keuken werkt en het gerecht terugbrengt. De API is die bediening; de koppeling is de vaste afspraak over wat er wordt besteld en waar het naartoe moet.
02Wat levert het op
Waarom ondernemers koppelingen laten maken
Een koppeling is meestal geen groot project, maar de winst zit in het werk dat elke dag terugkomt.
-
Geen dubbel werk
Gegevens worden één keer ingevoerd en gaan daarna automatisch naar de systemen die ze nodig hebben.
-
Minder fouten
Overtypen is de grootste bron van tikfouten in adressen, bedragen en artikelnummers. Een koppeling neemt het letterlijk over.
-
Actuele informatie
Voorraad, orderstatus of openstaande facturen zijn overal gelijk, in plaats van pas na de wekelijkse update.
-
Behoud van uw pakketten
U hoeft geen pakket weg te gooien dat goed werkt. De koppeling laat bestaande software beter samenwerken.
03Voorbeelden
Koppelingen die we in het mkb vaak tegenkomen
Een paar herkenbare voorbeelden. Welke koppeling bij u zinvol is, hangt af van uw pakketten en uw werkwijze.
-
Webshop naar boekhouding
Bestellingen, betalingen en btw komen automatisch in het boekhoudpakket, zodat de administratie niet achterloopt.
-
Werkbon naar factuur
Een afgeronde klus met uren en materiaal wordt een conceptfactuur die alleen nog gecontroleerd hoeft te worden.
-
Formulier naar CRM
Een aanvraag via de website komt direct als lead bij de juiste verkoper terecht, met alle ingevulde gegevens.
-
Voorraad tussen kanalen
Verkoopt u via een eigen webshop en een marktplaats, dan blijft de voorraad op beide plekken gelijk.
-
Planning naar klant
De geplande datum uit uw planning verschijnt automatisch in een bevestiging of in een klantportaal.
-
Excel eruit
Het bestand dat nu twee systemen met elkaar verbindt, wordt overbodig. Zie ook Excel vervangen door software.
04Aandachtspunten
Waar u op moet letten voordat u laat koppelen
Een koppeling is zo sterk als de afspraken eromheen. Deze punten bespreken we altijd vooraf.
Een koppeling die stil faalt, is erger dan geen koppeling. Vraag daarom altijd hoe fouten worden gemeld.
-
Heeft uw pakket een open API?
Niet elk pakket biedt een API, en soms zit die alleen in een duurder abonnement. Controleer dit als eerste; het bepaalt wat mogelijk is.
-
Welk systeem is leidend?
Als een klantadres in twee systemen kan worden aangepast, welke versie wint dan? Spreek per gegeven af waar het ‘thuis’ hoort.
-
Wat gebeurt er bij een storing?
Een pakket kan tijdelijk onbereikbaar zijn. Een goede koppeling houdt dat bij, probeert het later opnieuw en meldt het als iets echt misgaat.
-
Wie beheert de koppeling?
Leveranciers passen hun API soms aan. Iemand moet in de gaten houden of de koppeling blijft werken. Dat valt onder onderhoud en doorontwikkeling.
-
Privacy en toegang
Een koppeling krijgt toegang tot bedrijfsgegevens. Geef alleen de rechten die nodig zijn en leg vast welke gegevens worden uitgewisseld.
05Kant-en-klaar of op maat
Standaardkoppeling, koppelplatform of maatwerk?
Standaardkoppelingen worden vaak door de leverancier zelf aangeboden, bijvoorbeeld tussen een bekend webshoppakket en een bekend boekhoudpakket. Bestaat zo’n koppeling en doet die wat u nodig hebt, dan is dat meestal de beste keuze: snel ingericht en onderhouden door de leverancier.
Koppelplatforms laten u zelf eenvoudige stappen samenstellen, zoals “als er een formulier binnenkomt, maak dan een taak aan”. Dat werkt goed voor overzichtelijke processen. Bij veel stappen, uitzonderingen of grote aantallen kan het onoverzichtelijk worden en lopen de abonnementskosten op.
Een koppeling op maat is zinvol als uw situatie afwijkt: specifieke rekenregels, meerdere systemen tegelijk, of controles die per klant verschillen. Dan bouwen we precies wat nodig is, met logging en foutmeldingen, zodat u weet dat het blijft werken. Lees meer op onze pagina over systeemkoppelingen of, als er meer nodig is dan een koppeling, over maatwerksoftware.
06Checklist
Vijf vragen om aan uw softwareleverancier te stellen
Met de antwoorden op deze vragen kan iedere ontwikkelaar snel inschatten wat haalbaar is.
- Heeft het pakket een API, en is die inbegrepen in ons abonnement?
- Welke gegevens kunnen via de API worden gelezen en welke ook worden aangepast?
- Is er documentatie beschikbaar die een ontwikkelaar kan inzien?
- Zijn er limieten, bijvoorbeeld een maximaal aantal verzoeken per minuut of per dag?
- Hoe worden wijzigingen in de API aangekondigd, en hoe lang blijft een oude versie werken?
07Tot slot
Begin bij het werk dat elke dag terugkomt
De beste eerste koppeling is meestal niet de meest ingewikkelde, maar de koppeling die het vaakst iemand werk bespaart. Kijk welke gegevens in uw bedrijf het vaakst worden overgetypt of opgezocht, en begin daar. Twijfelt u of uw pakketten te koppelen zijn? Plan een kennismaking. Dan kijken we samen naar uw systemen en vertellen we eerlijk of een standaardoplossing volstaat.
Uw systemen laten samenwerken?
Vertel welke pakketten u gebruikt en waar nu dubbel werk zit. We laten zien welke koppeling het meeste oplevert.